КЕП — диджитал-інструмент для обміну електронними документами

У сучасних карантинних реаліях, коли всі працюють у самоізоляції, електронний документообіг стає незамінним інструментом, що не лише істотно заощаджує ресурси, а й гарантує безпечність контактів під час погодження документів. 

Коли йдеться про обмін документами, першими спадають на думку бухгалтери, які вже багато років подають електронну звітність із використанням кваліфікованого електронного підпису (КЕП). Вони першими стали користувачами ЕДО, бо закриття білінгового періоду та відправлення сотень паперових рахунків-актів — це справжнє стихійне лихо щомісяця!

ЕДО — це обмін будь-якими юридично значущими документами: рахунками, актами виконаних робіт, накладними, ТТН, договорами та угодами в електронному вигляді

Загалом сфер застосування КЕП значно більше. З розвитком цифрового суспільства та електронних довірчих послуг КЕП стає незамінним інструментом не лише для бізнесу, а й для громадян.  

Якщо проаналізувати, то виявиться, що до обміну папером на підприємствах залучені майже усі: директори, бухгалтери, менеджери, юристи, логісти, PM, секретарі, комірники і т. д. Усі вони закривають документи про купівлю-продаж, відвантаження та доставку товарів, зміну тарифів, контактують з кур’єрами і виконують ряд, на перший погляд, незначних завдань, пов’язаних із друком паперів.

Паперовий документообіг — це пожирач цінних ресурсів: часу та натхнення співробітників і грошей власників

Електронні документи, завірені КЕП, мають таку ж юридичну значущість, що й паперові. Головна перевага роботи у цифровому форматі полягає у тому, що не потрібно витрачати час та гроші на папір, обслуговування принтерів, кур’єрські й поштові послуги. Адже з ЕДО обмін документами відбувається онлайн, що дає змогу отримати потрібні підписи бухгалтера, партнера, директора та клієнта за лічені хвилини і дистанційно. 

ЕДО можна впровадити на підприємстві будь-якого масштабу та галузі діяльності

Компанія Likos Group упродовж багатьох років займається впровадженням систем електронного документообігу на підприємствах України. 

Програмні продукти компанії: M.E.Doc, СОТА, FlyDoc, АPI.ПТАХ задовольняють потреби клієнтів з різних сфер діяльності. З ними ви можете інтегрувати ЕДО до своєї облікової системи чи додати функціонал на власний сайт. Електронний обмін може відбуватися як безпосередньо з облікової системи користувача, так і з використанням окремого софту. В останньому випадку вивантаження документів з облікової системи в програму для е-обміну та підписання КЕП здійснюється автоматично, без додаткових зусиль з боку користувача.

Переходьте на ЕДО — обмінюйтесь з контрагентами дистанційно

• Контролюйте статуси документів онлайн.
• Знаходьте потрібний документ в електронному архіві за секунди.
• Обмінюйтесь з будь-якого девайсу будь-де та будь-коли.
• Оптимізуйте витрати та час співробітників на обробку документів.
• Платіть фіксовану вартість за безлімітний обмін.

ЕДО може бути безшовно вбудований до будь-якого процесу, який супроводжується обміном документами. 

Розглянемо приклад автопродовження сертифікатів КЕП на сайті ЦСК “Україна”

Раніше, щоб продовжити чинність електронних сертифікатів, необхідно було: отримати рахунок, піти до банку, щоб його сплатити, потім піти до сертифікаційного центру, щоб врешті-решт отримати новий сертифікат. Сьогодні ж усе можна зробити онлайн, зекономивши свій час.

У наших клієнтів є можливість сформувати заявки на нові сертифікати (продовжити чинність сертифікатів), виписати рахунок та оплатити його через інтернет у: програмі M.E.Doc, вебсервісі СОТА або безпосередньо на сайті ЦСК “Україна”. Це можна зробити, сидячи вдома у зручному кріслі, а бухгалтерські документи — рахунок та акт виконаних робіт — надійдуть у M.E.Doc чи СОТА, де ви їх погодите власним КЕП. І ці документи вже є оригіналами, тож чекати на паперові примірники не треба.

Як бачимо, будь-який процес, пов'язаний з обміном юридично значущими документами, стає значно простішим, швидшим та прозорішим разом із КЕП.

Наші спеціалісти завжди готові надати фахову консультацію з впровадження електронного документообігу, враховуючи індивідуальні особливості бізнесу клієнта. Телефонуйте: (044) 206 72 15 або 066 206 72 10.