Власникам КЕП: 7 переконливих аргументів впровадити ЕДО в компанії

Популярність сервісів для ЕДО постійно зростає, а ви досі вагаєтесь, чи варто впроваджувати електронний документообіг? Тоді у нас є для вас безапеляційно переконливі аргументи, після яких ви переведете усі паперові бізнес-процеси на цифрові рейки без жодних зволікань.

Суттєва економія часу та грошей

Найпереконливіший аргумент на користь ЕДО — можливість відчутно зекономити. Для будь-якого бізнесу, незалежно від його масштабу та галузі, ведення паперового документообігу обходиться у чималі суми: як у прямому сенсі — витрати на папір, конверти, кур’єрські послуги, принтери та їх обслуговування, так і в переносному — оплата часу співробітників, який вони витрачають, працюючи з паперами. Оптимізація витрат на утримання бізнесу — один із варіантів збільшити його прибутковість. Інструменти ЕДО якраз дозволяють це зробити.

Юридична сила 

Відповідно до законодавства України кваліфікований електронний підпис цілком відповідає власноручному підписові та забезпечує юридичну силу електронним документам. Тобто, електронний документ, якщо він засвідчений КЕП, має таку ж юридичну значущість і ні в чому не поступається паперовому. КЕП від ЦСК “Україна” — гарантована юридична сила ваших електронних документів.

Безконтактне погодження документів

Чергова хвиля цікавості до впровадження електронного обміну документами виникла під час карантину, коли чимало компаній вирішили оцифрувати більшість бізнес-процесів аби створити максимально комфортні та безпечні умови роботи з дому для своїх співробітників. Ви можете створювати, надсилати або погоджувати документи, налаштувавши сервіс ЕДО вдома, достатньо мати при собі КЕП.

Універсальність ЕДО 

Електронний документообіг підходить усім — від малих підприємств з мінімальною кількістю документів до величезних корпорацій і холдингів із самописними ІТ-системами. Найголовніше для підприємства перед впровадженням ЕДО — визначитися з потребами, які необхідно закрити з його допомогою, і тільки тоді вже моніторити ринок і вивчати пропозиції від розробників.   

Абсолютна прозорість і відстеження документів на усіх етапах погодження 

Керівник чи інша відповідальна особа з легкістю можуть спостерігати за всіма задокументованими бізнес-процесами, що відбуваються в компанії — достатньо мати постійний доступ до системи. Насамперед, це дозволяє оперативно відстежувати виконання, отримання і створення будь-яких документів на кожному з етапів. І, звісно ж, за потреби, вносити своєчасно корективи. 

Миттєве погодження і виправлення помилок та неможливість загубити документ

Скільки випадків можуть розказати працівники різних компаній про те, як укладення важливої угоди затягувалося на невизначений термін або й взагалі зривалося через проблеми з доставкою чи помилку, яку виявляли в останній момент, і змушені були відправляти документ на доопрацювання? Безліч. З ЕДО погодити документ можна миттєво, незважаючи на відстань, так само як і виправити помилку, у разі виявлення, — декілька хвилин і виправлений документ можна підписувати.

Підвищений рівень конфіденційності 

У багатьох програмах електронного документообігу є функціонал з чітко регламентованим розподілом доступів до документів, щоб кожен співробітник працював у своїй зоні відповідальності згідно зі своїми повноваженнями, не бачачи тих документів, які не входять до його компетенції. Ще одна важлива перевага полягає в неможливості вилучення або підміни яких би то не було документів, на відміну від паперових варіантів. Завдяки секретному ключу шифрування КЕП надісланий документ зможе прочитати тільки та особа, якій він призначений. Такий рівень конфіденційності неможливо забезпечити з паперовими документами.